Pour garantir la sécurité et le confort de vos salariés lors d’une rencontre à l’étranger, d’une négociation avec des partenaires ou d’un congrès international, une bonne organisation du déplacement est essentielle. Un trajet professionnel implique, en effet, plusieurs facteurs comme l’hébergement, le transport ou l’assurance, qui devront être considérés afin de garantir le bon déroulement de la mission. Pour vous aider, voici quelques conseils pratiques à connaître.
Choisir et réserver un moyen de transport adapté
Afin qu’un voyage d’affaires soit réussi et se passe bien pour les salariés, le chef d’entreprise est tenu de mettre à disposition des participants un moyen de déplacement. Ici, il ne s’agit pas seulement d’un véhicule avec lequel ils pourront se déplacer une fois sur place, mais aussi d’un transport pour se rendre à la destination.
Selon le budget, il est possible de choisir un train ou un bus si la destination est à quelques heures du lieu de départ. Si le trajet est assez court, pensez à recommander du covoiturage aux salariés. Cette option se révèle plus économique et pratique surtout si les participants doivent rester sur place dans une résidence hôtelière. Bien entendu, l’avion sera incontournable pour un déplacement dans un pays étranger, sur une distance éloignée ou un voyage d’affaires urgent.
Pour bien organiser un séjour professionnel, il faudra aussi réaliser les formalités administratives : demande passeport, réservations, etc. Si vous avez d’autres questions, cliquez ici pour en savoir plus.
Quelle solution d’hébergement choisir ?
Pour que les employés puissent mener à bien leur mission, ils ne devront plus penser à l’hébergement ou à d'autres détails. C’est donc à l’employeur de s’assurer qu’un logement sera à disposition si la mission nécessite de rester plus d’un jour. L’idéal est de réserver auprès d’une chaîne ou une résidence hôtelière afin de bénéficier d’offres promotionnelles : réductions, carte de fidélité, partenariat commercial…
Le choix d’un hébergement peut aussi dépendre de l’importance de la mission et du nombre de participants. Les solutions économiques sont les motels et les auberges, mais les résidences privées sont plus intimes. Quoi qu’il en soit, la réservation devra se faire quelques semaines avant la date de départ. Comparez les tarifs et la distance qui sépare l’hôtel du lieu de rendez-vous pour trouver la meilleure offre.
Les frais et les assurances
Un budget bien calculé garantit la réussite d’un déplacement professionnel. Ainsi, il faudra commencer par calculer tous les frais liés au déplacement. Ces derniers incluent diverses dépenses à savoir le transport (avion et location voiture, bus…), l’hébergement (résidence, appart hotel, etc.) ou la restauration (repas, sortie…), les imprévus…
Tout employeur est tenu de garantir la sécurité de ses salariés dans le cadre d’un voyage d’affaires. Il ne faut donc pas oublier de souscrire les assurances : responsabilité civile, assurance voyage, garantie déplacement professionnel, etc.